仕事の計画を立てられないワケ【実践方法を公開】

仕事の計画 働き方

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いつも締め切りに遅れてしまう」、「計画を立てるのが苦手…」。

世の中には、計画を立ててから行動する人とそうでない人がいます。

予期せぬ出会いやハプニングも人生の醍醐味であり、一概にどちらが良いとは言えません。

ただ、こと仕事に関しては必ず計画性が求められます

以下は「仕事ができる人とは?」というテーマのアンケート結果です。
※グラフを触ると詳細が表示されます

第一位が「計画性がある」となっていることからも、多くの人が計画性を重要視していることが分かります。

というのも仕事には、納期や品質など、守らなければいけない約束があります。そして約束を守るためには、計画を立てることが必要不可欠なのです

僕自身コンサルタントとして複数の仕事を抱えているため、人の何倍も計画を立ててきた経験があります。

本記事では、計画を立てるのが苦手だと感じている人に向けて、以下を解説します。

  • 仕事の計画を立てられないワケ
  • 計画を立てるメリット
  • 効果的な計画の立て方

計画の立て方をマスターし、楽に仕事を進められるようになりましょう

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仕事の計画を立てられないワケ

仕事の計画立てられないワケ

計画を立てるのが苦手という人は、以下のいずれかに該当しないでしょうか。

  1. 計画を立てるメリットが実感できていない
  2. 計画の立て方がわからない
  3. 計画を立てる習慣がない

特に多いのが、メリットを実感できていないパターンです。

進め方はイメージできてるし、計画を立てる必要はないかな…

これは大きな間違いです

というのも計画を立てることには、想像以上に多くのメリットがあるからです

計画を立てるメリット

計画立てるメリット

計画を立てる主なメリットとしては、以下が挙げられます。

  1. 作業の漏れに気づく
  2. 作業手順が決まる
  3. 作業の優先度が分かる
  4. かけるべき労力が分かる
  5. 作業の進み/遅れが把握できる
  6. 作業の改善点が分かる
  7. 作業分担がしやすくなる
  8. 上司や顧客に進捗報告ができる
  9. 未来の見通しが立って精神的に安心する

実際には、他にもまだまだあるでしょう。

このようにメリットが多いのは、計画を立てることが全ての「起点」となるからです

PDCAサイクルという言葉を聞いたことがあるでしょうか。

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(改善)の頭文字を取ったものであり、継続的に業務を改善する手法です。

PDCAサイクルは、計画を立てることから始まります。計画を立てて、実行し、計画通りに進んでいるか評価し、改善を行います。

PDCAサイクル

計画を立てない人は、評価も改善もできないため、闇雲に実行(Do)を繰り返す、DDDDサイクルに陥ってしまうのです。

このような無駄な労力をかけないためにも、計画を立ててから行動することが何よりも重要なのです

参考:仕事が遅いと怒られる人は、例外なく◯◯が苦手!【改善策を解説】

効果的な計画の立て方

効果的な立て方

計画の立て方は、仕事の規模や関わる人数、期間の長さによって異なります

例えば、大規模プロジェクトの場合、WBS(Work Breakdown Structure)と呼ばれる作業を細分化する手法が適しています。

一方で、個人作業の場合は簡単なTODOリストで十分でしょう。

基本的な考え方は同じなので、ここでは僕自身も実践している「個人作業における計画の立て方」を例に解説します

計画を立てる方法は、以下3ステップと非常にシンプルです。

  • ①作業の洗い出し
    ②作業の対応順・期限の設定
    ③計画の修正

ぱっと見当たり前な内容ばかりですが、それぞれ押さえるべきポイントがあります

 

①作業の洗い出し

まずは仕事の全体像を把握し、作業の洗い出しを行います。

ポイントは、細かな作業もスルーせず、全て洗い出すことです

ここで抜けがあると、後々の計画が狂ってしまいます。可能なら上司や同僚にも確認してもらうとよいでしょう。

計画を立てる際は、専用の計画管理ツールを用いるのもよいですが、個人的にはexcelやメモ帳など、簡単なツールを用いることをおすすめしています

簡単なツールを用いることで、計画を立てられない最大の原因である「めんどくささ」を解消することができます。

作業の洗い出し

②作業の対応順・期限の設定

作業が洗い出せたら、次は対応する順番と期限を設定しましょう

仕事によっては、「作業Aが完了しないと、作業Bが始められない」といった関係性がある場合があります。

洗い出した作業一覧を眺め、早く対応しないといけないものから順に並び替えてみましょう

そして、その横に期限を記載すれば完了です。

ポイントは、判断が難しい作業も含め、一旦すベて記載することです

対応順と期限を記載することで目標が定まり、具体的な行動を起こすようになります

また計画は、一度立てたら二度と変更できないものではありません。状況が変わったら、都度見直してOKです。

細かなことをあまり気にせず、まずは気楽に計画を立ててみましょう。

作業の対応順・期限の設定

③計画の修正

計画を立て、いざ作業を始めると大抵予期せぬ事態が発生します

お客さんから新たな作業を頼まれたり、予定していた倍の作業時間がかかったりすることもあるでしょう。

このようなときは、実態を踏まえて計画を見直せばOKです

ただし、一つ注意すべきポイントがあります。

その変更が計画全体にどのような影響を及ぼすか、しっかり確認しましょう。

計画を変更したことで、他の作業が実行できなくならないか」、「納期に間に合わなくならないか」など、細かく確認してください。

何も考えずに変更を繰り返してしまうと、何の役にも立たない、いわば絵に描いた餅の計画になってしまいます

計画を修正すべきなのか、それとも計画に間に合うよう残業してでも巻き返しを図るべきか。都度判断しながら取り組むのが重要です。

計画の修正

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ここまで解説してきた内容が反映されたシートになっています。

作業状況を管理するための記入欄も設けていますので、使いやすいようカスタマイズしてご活用ください!

まとめ

計画まとめ

本記事では、計画が立てられない理由やメリット、効果的な計画の立て方について解説しました。

 計画の立て方 

  • 作業の洗い出し
  • 作業の対応順・期限の設定
  • 計画の修正

初めはめんどくさく感じるかもしれませんが、慣れてしまえばなんてことはありません。

自分の仕事を楽にするためにも、ぜひ計画を立てる習慣をつけましょう

チェスコ

大手メーカー入社⇨やりがいが見出せずITコンサルに転職⇨激務&働き方の違いに適応できず休職⇨2回目の転職を目指すも断念⇨社内異動をきっかけに好転⇨「働き方のコツ」をつかみ、30代前半で年収1000万円達成。現在は会社の採用・教育活動にも従事。天職のつかみ方解説サイト『ジョブケーション』を運営。
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