仕事の計画を立てられないワケ【実践方法を公開】

「いつも締め切りに遅れてしまう」、「計画を立てるのが苦手…」。

世の中には、計画を立ててから行動する人とそうでない人がいます。

予期せぬ出会いやハプニングも人生の醍醐味であり、一概にどちらが良いとは言えません。

以下は「仕事ができる人とは？」というテーマのアンケート結果です。
（※グラフを触ると詳細が表示されます）

第一位が「計画性がある」となっていることからも、多くの人が計画性を重要視していることが分かります。

というのも仕事には、納期や品質など、守らなければいけない約束があります。そして約束を守るためには、計画を立てることが必要不可欠なのです。

僕自身コンサルタントとして複数の仕事を抱えているため、人の何倍も計画を立ててきた経験があります。

本記事では、計画を立てるのが苦手だと感じている人に向けて、以下を解説します。

計画の立て方をマスターし、楽に仕事を進められるようになりましょう。

チェスコ

計画を立てるのが苦手な人のために、個人作業計画シートを準備しました。

本記事の後半で使い方を解説しているので、ぜひダウンロードしてみてください↓

仕事の計画を立てられないワケ

計画を立てるのが苦手という人は、以下のいずれかに該当しないでしょうか。

特に多いのが、メリットを実感できていないパターンです。

進め方はイメージできてるし、計画を立てる必要はないかな…

これは大きな間違いです。

というのも計画を立てることには、想像以上に多くのメリットがあるからです。

計画を立てるメリット

計画を立てる主なメリットとしては、以下が挙げられます。

実際には、他にもまだまだあるでしょう。

PDCAサイクルという言葉を聞いたことがあるでしょうか。

Plan（計画）→Do（実行）→Check（評価）→Action（改善）の頭文字を取ったものであり、継続的に業務を改善する手法です。

PDCAサイクルは、計画を立てることから始まります。計画を立てて、実行し、計画通りに進んでいるか評価し、改善を行います。

計画を立てない人は、評価も改善もできないため、闇雲に実行（Do）を繰り返す、DDDDサイクルに陥ってしまうのです。

このような無駄な労力をかけないためにも、計画を立ててから行動することが何よりも重要なのです。

参考：仕事が遅いと怒られる人は、例外なく◯◯が苦手！【改善策を解説】

効果的な計画の立て方

計画の立て方は、仕事の規模や関わる人数、期間の長さによって異なります。

例えば、大規模プロジェクトの場合、WBS（Work Breakdown Structure）と呼ばれる作業を細分化する手法が適しています。

一方で、個人作業の場合は簡単なTODOリストで十分でしょう。

基本的な考え方は同じなので、ここでは僕自身も実践している「個人作業における計画の立て方」を例に解説します。

計画を立てる方法は、以下3ステップと非常にシンプルです。

ぱっと見当たり前な内容ばかりですが、それぞれ押さえるべきポイントがあります。

①作業の洗い出し

まずは仕事の全体像を把握し、作業の洗い出しを行います。

ここで抜けがあると、後々の計画が狂ってしまいます。可能なら上司や同僚にも確認してもらうとよいでしょう。

計画を立てる際は、専用の計画管理ツールを用いるのもよいですが、個人的にはexcelやメモ帳など、簡単なツールを用いることをおすすめしています。

②作業の対応順・期限の設定

作業が洗い出せたら、次は対応する順番と期限を設定しましょう。

仕事によっては、「作業Aが完了しないと、作業Bが始められない」といった関係性がある場合があります。

洗い出した作業一覧を眺め、早く対応しないといけないものから順に並び替えてみましょう。

そして、その横に期限を記載すれば完了です。

対応順と期限を記載することで目標が定まり、具体的な行動を起こすようになります。

また計画は、一度立てたら二度と変更できないものではありません。状況が変わったら、都度見直してOKです。

細かなことをあまり気にせず、まずは気楽に計画を立ててみましょう。

③計画の修正

計画を立て、いざ作業を始めると大抵予期せぬ事態が発生します。

お客さんから新たな作業を頼まれたり、予定していた倍の作業時間がかかったりすることもあるでしょう。

ただし、一つ注意すべきポイントがあります。

「計画を変更したことで、他の作業が実行できなくならないか」、「納期に間に合わなくならないか」など、細かく確認してください。

何も考えずに変更を繰り返してしまうと、何の役にも立たない、いわば絵に描いた餅の計画になってしまいます。

計画を修正すべきなのか、それとも計画に間に合うよう残業してでも巻き返しを図るべきか。都度判断しながら取り組むのが重要です。

チェスコ

計画を立てる際に利用できる「個人作業計画シート」を準備しました↓

ここまで解説してきた内容が反映されたシートになっています。

作業状況を管理するための記入欄も設けていますので、使いやすいようカスタマイズしてご活用ください！

まとめ

本記事では、計画が立てられない理由やメリット、効果的な計画の立て方について解説しました。

初めはめんどくさく感じるかもしれませんが、慣れてしまえばなんてことはありません。

自分の仕事を楽にするためにも、ぜひ計画を立てる習慣をつけましょう。

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